Gérer les utilisateurs
Les administrateurs et gestionnaires créent, importent, modifient et archivent les utilisateurs de leur structure. La plateforme propose l'import massif d'apprenants via un fichier Excel, des statuts de compte, l'anonymisation (RGPD), des actions groupées et l'usurpation de rôle.
Créer et activer un utilisateur
Un utilisateur se crée via un formulaire renseignant son rôle, son nom, son prénom, son e-mail et, le cas échéant, son établissement de rattachement. On peut programmer la date d'envoi de l'e-mail d'activation ainsi qu'une date d'archivage. Un compte n'est pleinement créé qu'à son activation : l'utilisateur reçoit alors un e-mail pour définir son mot de passe. L'activation peut être immédiate ou planifiée à une date choisie.
Importer des apprenants en masse
La plateforme permet d'importer des utilisateurs en masse à partir d'un modèle Excel (.xlsx) préconfiguré selon l'état de la structure au moment du téléchargement. Seuls les utilisateurs de type « Apprenant » peuvent être importés de cette façon. Le modèle contient les colonnes à compléter et les règles de remplissage ; à l'envoi, un rapport signale les lignes qui n'ont pas pu être créées afin de corriger le fichier.
Statuts d'un utilisateur
Chaque compte porte un statut : Activé (compte actif, connexion possible), Non activé (e-mail d'activation reçu mais mot de passe non défini), Prévu (activation planifiée à une date future), Archivé (compte désactivé, désarchivable depuis les Archives) ou Erreur (échec lors de la création).
Modifier, archiver et anonymiser
On peut éditer le rôle, le nom, l'e-mail et l'établissement d'un utilisateur. L'archivage désactive le compte de façon réversible (via les Archives), tandis que l'anonymisation supprime ses données personnelles pour la conformité RGPD. Ces actions — comme l'envoi d'e-mails d'activation ou l'affectation d'un rôle — sont aussi disponibles en masse sur une sélection d'utilisateurs.
Usurpation de rôle
Les administrateurs et gestionnaires peuvent « usurper » un rôle, c'est-à-dire naviguer sur la plateforme avec la vue et les droits d'un autre type d'utilisateur. Il est impossible d'usurper un rôle supérieur au sien. Attention : toutes les actions effectuées pendant l'usurpation sont réellement prises en compte.